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ISO 9001:2015 – Estrategias para una Implementación Exitosa, Parte I

En mi experiencia he visto que uno de los principales errores en una implementación ISO 9001:2015 es comenzar entrenando los Auditores Internos de Calidad. La razón por la cual este es un error se debe a que al principio no hay Sistema que auditar, por lo que no hace sentido iniciar con este paso.

De hecho, el curso para formar a los Auditores Internos ISO 9001:2015 se debería llevar casi al final de un proyecto de implementación, y no al inicio, ya que en esta etapa se cuenta con suficiente datos para poder realizar la auditoría.

Pero, ¿Por dónde deberíamos empezar a realizar una implementación ISO 9001:2015? A continuación doy una serie de pasos que, en mi experiencia, me han sido útil a la hora de llevar un proceso de implementación.

1. Definir el Alcance del Sistema

Es importante que la organización tenga muy claro el alcance de su Sistema de Gestión de la Calidad. He visto como muchas empresas no lo tienen muy claro, lo cual les trae problemas más adelante durante la implementación. Por ejemplo, hay empresas muy grandes que definen un alcance muy ambicioso, lo cual termina siendo un proyecto frustrante y que pareciera que no tiene fin.

Mi recomendación es que si trabajas en una empresa muy grande, comiences con un alcance más pequeño. Empieza trabajando aquellas partes o localidades de la organización que sean críticas para el cliente, el negocio, y que a su vez puedan obtenerse resultados en un plazo de 8 – 12 meses. Además, toma en cuenta que en esta versión de la norma ISO 9001:2015 ahora trae requisitos para determinar el alcance, el cual debe definirse tomando en consideración el contexto organizacional y los requisitos de las partes interesadas.

Luego que logres la implementación (o la certificación), comienza ampliando el alcance hacia las otras partes de la organización, hasta que queden incluidos todos los procesos de la empresa.

2. Definir el Equipo de Timón

El equipo timón va a depender del alcance del proyecto y tiene como principales funciones las siguientes:

  • Definir los lineamientos para el Sistema de Gestión de la Calidad.
  • Aprobar los controles y procedimientos que se definan para el sistema.
  • Promover la Gestión de la Calidad en sus respectivas áreas y/o procesos.
  • Asegurarse que sus procesos se mantengan en control y provean los resultados previstos.

Usualmente, este equipo es conformado por las cabezas de áreas (Gerentes y Sub-Gerentes, dependiendo de la estructura de la empresa). Dentro del equipo timón, también se encuentran el Gestor del Sistema de Calidad y el Sponsor o Líder del Proyecto.

Mi recomendación en cuanto al número de integrantes es que se mantengan entre 5-7 personas, pues de contar con un equipo muy grande se hace difícil tomar decisiones.

Este equipo es vital para una implementación exitosa, por lo que es importante que todos los integrantes entiendan su rol dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

3. Estudiar la Norma ISO 9001:2015

El primer entrenamiento formal que deberían de recibir los miembros del equipo timón es el Estudio de la Norma ISO 9001, puesto que con este curso es que podrán aprender a cómo implementar los requisitos de la norma.

Hay diversas formas de hacerlo, desde entrenamientos (por ejemplo, aquí mismo en Pensare tenemos un curso online en ISO 9001:2015) hasta libros, foros y otros recursos sobre el tema. En mi caso, a mi me ha ayudado bastante la combinación de estos recursos, en especial los entrenamientos, libros y foros de consultas.

Como mencioné anteriormente, formar los auditores en esta etapa no es recomendable ya que no hay sistema que auditar.

4. Realizando el Diagnóstico

En este paso, puedes elaborar una lista de verificación o un cuestionario para determinar cuáles aspectos de la organización podrían aprovecharse para el proyecto y que temas deben trabajarse fuertemente.

En mi experiencia, todas las empresas tienen algunos elementos que pueden aprovecharse para la implementación. En otras palabras, aún no me ha tocado ver una empresa que esté literalmente en “cero”, como comentan algunas cuando las visito por primera vez. Pues de estar en cero, la organización no estuviera operando.

Planifica muy bien el diagnóstico, puesto que a partir de aquí dependerá del plan de acción para una implementación ISO 9001:2015 de forma exitosa.

Hasta aquí la primera parte de este artículo. En la próxima entrega veremos algunos de los requisitos de la norma y en qué orden estos deberían hacerse en una implementación ISO 9001:2015.

Imagen de perfil de Rafael J. Mateo C.

Rafael J. Mateo C.

Gerente General at Pensare - Educación Virtual
Co-fundador y Gerente General de Pensare. Gerente de Proyectos de Suprema Qualitas. Ing. Industrial de la PUCMM. Certified Manager of Quality and Operational Excellence (ASQ CMQ/OE), Certified Quality Engineer (ASQ-CQE), Certified Six Sigma Green Belt por ASQ, Certified Project Manager Professional (PMP) y Auditor Líder ISO 9001. Jurado del Premio Nacional de la Calidad del Sector Privado y del Reconocimiento a las PYMES del Ministerio de Industria y Comercio. Miembro Senior de la ASQ.Miembro y Co-Coordinador de la Comisión de Educación de la Asociación Nacional de Jóvenes Empresarios (ANJE).

Cuenta con siete años de experiencia como consultor, facilitador y auditor de Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001 en los sectores de manufactura, servicios y gubernamental.
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marzo 21, 2016
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